De ce gestiunea stocului de piese de schimb face parte din mentenanță
Pe majoritatea șantierelor, evidența stocului de piese de schimb este considerată treaba contabilității; efectul ei principal se vede însă în atelier. Utilajul căruia i-a venit ziua mentenanței așteaptă dacă nu există filtrul, utilajul defect stă până sosește furtunul, iar aceeași piesă este cumpărată simultan în două depozite. Când evidența stocului este bine organizată, piesa este gata în momentul deschiderii comenzii de lucru, iar costul este înscris automat pe utilaj la închidere. De aceea, evidența stocului este o parte inseparabilă a planului de mentenanță, nu o treabă contabilă separată.
O ordine bună în stoc răspunde în orice moment la patru întrebări: ce piesă se află în ce depozit și în ce cantitate, nivelul cărei piese a scăzut, ce piesă se potrivește la ce utilaj și cât a costat piesa consumată. Acest ghid construiește pas cu pas structura care răspunde la aceste patru întrebări.
Lista pieselor critice și nivelul minim de stoc
Nu orice piesă se ține în stoc; se țin cele critice. O piesă critică este cea a cărei lipsă oprește utilajul și a cărei aprovizionare durează: filtrele de ulei și de aer, filtrele de combustibil, furtunurile hidraulice, curelele, bateriile, bolțurile și bucșele care se schimbă des. La întocmirea listei este suficient să vă uitați la reperele consumate cel mai des în comenzile de lucru din ultimul an și la defecțiunile care au ținut cel mai mult utilajul oprit.
Nivelul minim de stoc este punctul de reaprovizionare al piesei respective. Calculul simplu este următorul: consumul mediu lunar al piesei se înmulțește cu durata de aprovizionare și se adaugă o mică marjă de siguranță. Pentru un filtru cu durata de aprovizionare de o săptămână și un consum de patru bucăți pe lună, nivelul minim este de aproximativ două bucăți. Această valoare se scrie în fișa piesei; generarea unei alerte la scăderea sub nivel elimină nevoia de inventariere manuală.
Compatibilitatea cu tipul de utilaj și fișa piesei
Fișa piesei este identitatea acesteia: codul piesei, denumirea, unitatea de măsură, codul furnizorului, nivelul minim și, mai ales, tipurile de utilaje cu care este compatibilă. Fără informația de compatibilitate, mecanicul adaugă pe comanda de lucru filtrul greșit sau se întoarce la catalog ca să caute filtrul corect. Compatibilitatea se definește pe grupă de utilaje sau pe marcă și model; un filtru se poate potrivi mai multor modele.
Sistemul de codificare a pieselor trebuie stabilit de la început. Se hotărăște dacă se ia ca bază codul furnizorului, codul original al producătorului sau propriul cod intern; folosirea amestecată duce la acumularea aceleiași piese sub două fișe. Dacă la deschiderea fișei se notează și piesele echivalente, flexibilitatea achizițiilor crește.
Rezervarea și consumul pe comanda de lucru
Puntea dintre stoc și mentenanță este comanda de lucru. La planificarea comenzii de lucru, piesele necesare se rezervă din depozit; astfel, o altă lucrare nu poate lua aceeași piesă, iar când mecanicul începe lucrarea, piesa este la locul ei. La finalizarea lucrării, piesele rezervate devin consum, soldul din depozit scade, iar costul piesei se înscrie pe utilaj prin comanda de lucru. Nu mai este nevoie să emiteți un bon de consum separat.
Disciplina rezervării previne două greșeli: piesa despre care se credea că există, scrisă pe comanda de lucru, dar plecată la altă lucrare, și piesa care apare în depozit pentru că a fost folosită fără a fi înregistrată. Când lista de piese a programului de mentenanță se transferă automat pe comanda de lucru, necesarul de piese al mentenanțelor planificate se vede cu săptămâni înainte, iar achizițiile se planifică în consecință.
Mișcările din depozit și inventarierea
Soldul stocului este suma mișcărilor. Sunt suficiente patru tipuri de mișcări: intrare, ieșire, transfer între depozite și corecție de inventar. Intrarea este livrarea din achiziții sau întoarcerea unei piese bune demontate; ieșirea este consumul pe comanda de lucru sau piesa eliberată în alt scop; transferul înseamnă mutarea pieselor între șantiere; inventarierea este corectarea diferenței dintre numărătoarea fizică și sistem.
Într-o structură cu mai multe șantiere, soldul fiecărui depozit se ține separat, dar fișa piesei este comună. Astfel se vede că piesa care lipsește pe un șantier este în exces pe altul, iar în loc de achiziție se face transfer. Inventarierea trebuie făcută regulat, dar nu pentru tot depozitul odată, ci prin rotație, pe grupe de piese; această metodă păstrează acuratețea fără a închide depozitul. Păstrarea fiecărei mișcări cu informația cine și când rezolvă discuțiile prin evidență.
Evaluarea costului și cererea de achiziție
Aceeași piesă se cumpără în momente diferite la prețuri diferite; este nevoie să se decidă la ce preț se evaluează piesa consumată. Pentru depozitele de șantier, cea mai practică metodă este costul mediu ponderat: la fiecare intrare se adună valoarea stocului existent cu valoarea noii intrări, totalul se împarte la numărul total de bucăți și rezultă noul cost unitar. Consumul se face la această valoare. Metoda elimină introducerea manuală a prețurilor, iar cheltuiala cu piesele din raportul de costuri al utilajului este consecventă de la sine.
Cererea de achiziție apare din alerta de nivel minim și se urmărește prin pașii de ciornă, cerere, comandă și livrare. Pasul în care se află cererea se reflectă și în planul de mentenanță: dacă se știe când ajunge filtrul comandat, data mentenanței se ajustează în consecință. Pasul de livrare se transformă în intrare în stoc și ciclul se închide.
Cum face Reper Mass acest lucru
În Reper Mass, fișele pieselor poartă tipurile de utilaje cu care sunt compatibile; mecanicul alege din listă piesa potrivită utilajului respectiv pe comanda de lucru, iar adăugarea unei piese greșite este împiedicată de la început. La deschiderea comenzii de lucru, piesa se rezervă din depozit, la finalizarea lucrării se scade din stoc, iar costul consumului se înscrie pe utilaj la costul mediu ponderat. Mișcările de intrare, ieșire, transfer între depozite și inventariere se țin într-un singur modul; mai multe depozite se gestionează cu solduri separate. Pentru piesa care scade sub nivelul minim, o notificare ajunge la depozit și la achiziții, iar aceeași alertă apare în tabloul de bord. Cererea de achiziție se urmărește prin pașii de ciornă, cerere, comandă și livrare; raportul de inventar oferă cantitatea și valoarea stocului pe depozit și pe piesă, în Excel și PDF.