Pannes et maintenance sur un chantier multilingue : chacun écrit dans sa langue

Le parcours d’une note de panne

Le processus compte cinq étapes et ne demande aucun travail supplémentaire à celui qui écrit.

• Le mécanicien ouvre la déclaration de panne dans sa langue : titre, description et, si besoin, note sur la pièce.
• L’enregistrement est conservé avec son texte d’origine ; la traduction est mise en file d’attente en arrière-plan. Tant qu’elle n’est pas prête, le lecteur voit le texte d’origine.
• Les langues d’interface choisies par les utilisateurs actifs du projet deviennent les langues cibles (le kirghize n’est pas une langue cible) ; la langue du texte est retirée des cibles.
• Le chef d’équipe lit dans sa langue ; la mention « Traduit automatiquement (depuis …) » apparaît sur l’enregistrement.
• Pour consulter l’original, une pression sur « Afficher l’original » suffit ; pour revenir, on choisit « Afficher la traduction ».

Trois notions distinctes : langue d’interface, langue du texte, langues traduites

Dans un chantier multilingue, on confond souvent trois notions. La langue d’interface est celle que l’utilisateur choisit sur sa page de profil et dans laquelle s’affichent les menus et les boutons : dans l’application web, le turc, l’anglais, le russe, l’arabe, le français, le roumain et le kirghize ; dans l’application mobile, la langue se choisit à part et s’enregistre sur le serveur, et le russe n’y existe pas. En arabe, l’écran se lit de droite à gauche. La langue du texte est celle dans laquelle la note a réellement été écrite ; elle peut différer de la langue d’interface : un utilisateur dont l’interface est en turc peut écrire une note en arabe. Les langues traduites sont celles dans lesquelles le système sait produire une traduction automatique ; qu’une langue soit sélectionnable dans l’interface ne signifie pas qu’on traduit dans cette langue.

Le système reconnaît la langue du texte d’après l’écriture. Un texte en caractères arabes est considéré comme de l’arabe. Un texte en cyrillique est traité comme du russe ; si l’on y voit des lettres propres au kirghize (ң, ө, ү), le texte est considéré comme kirghize et n’est pas traduit. Pour un texte latin assez long, la langue est détectée automatiquement. La langue d’interface de l’auteur n’est qu’un indice d’appoint pour les notes très courtes ; c’est le texte lui-même qui compte. Les limites sont les suivantes :

• Sur une note courte en caractères latins, l’indice peut tromper : si un utilisateur dont l’interface est en turc écrit une note en anglais de moins d’une vingtaine de lettres, le texte peut être pris pour du turc et la traduction sera absurde. Écrivez aussi la note courte dans la langue de votre interface, ou ajoutez quelques mots pour être plus explicite.
• Les notes en kirghize ne sont pas traduites automatiquement ; elles s’affichent avec le texte d’origine. Aucune note n’est non plus traduite vers le kirghize : un utilisateur dont l’interface est en kirghize voit les notes écrites dans une autre langue sans traduction, telles qu’elles ont été écrites.
• Dans une courte note en cyrillique sans lettre propre au kirghize, la langue de l’auteur ne peut pas être distinguée. Si un utilisateur dont l’interface est en russe écrit une courte note en kirghize, le texte peut être pris pour du russe et mal traduit ; si un utilisateur dont l’interface est en kirghize écrit une note en cyrillique de moins de 60 lettres environ, l’incertitude fait que le texte est laissé sans traduction.

Exemple de déroulement : du poste de nuit à la réunion du matin

Exemple : pendant le poste de nuit, le mécanicien écrit dans sa langue la fuite sur le flexible hydraulique de la pelle et ouvre l’enregistrement ; il met le code de l’engin dans le titre, et ajoute dans la description l’endroit de la fuite et le fait que l’engin n’est pas utilisable. Quand la traduction est prête, au poste du matin, le chef d’équipe lit le même enregistrement en turc sur son téléphone, voit dans la note en dessous qu’il a été traduit de l’arabe, et comme il ne comprend pas l’emplacement du flexible, il affiche l’original et en parle avec le mécanicien.

La traduction fait ici deux choses : elle rend l’enregistrement lisible pour tous, et elle pousse le chef d’équipe à interroger le mécanicien. Elle ne remplace pas un ordre de travail ; le savoir du métier continue de circuler entre les personnes.

Comment rédiger une bonne note de panne

La qualité de la traduction dépend de celle du texte source. Une note courte et ordonnée facilite à la fois la traduction et la lecture. L’ordre ci-dessous est un exemple ; chaque entreprise peut établir son propre modèle.

• Titre : code de l’engin, pièce et symptôme. Exemple : PEL-04 flexible hydraulique gauche, fuite d’huile.
• Description : quand on l’a remarqué, dans quelles conditions cela s’aggrave, ce qu’on a essayé. Trois ou quatre phrases courtes suffisent.
• L’engin peut-il fonctionner : on coche l’option correspondante du formulaire d’enregistrement ; on ne l’enfouit pas dans le texte.
• Note de pièce : le nom de la pièce nécessaire et, s’il y en a une, sa référence ; écrire le code et la quantité à part des mots réduit le risque de mauvaise lecture.

Ce qui est traduit, ce qui ne l’est pas

Seuls les champs de texte libre affichés à l’écran sont traduits. Cette limite clarifie à la fois le quota et ce qu’on peut attendre.

• Traduit : le titre, la description, la note de pièce, la note de solution et les commentaires d’une panne ; le titre, la description et le motif de refus d’un ordre de travail de maintenance ; le titre, la justification et les lignes en texte libre d’une demande de matériel.
• Non traduit : la plaque, le code de l’engin et les valeurs de compteur, ainsi que les enregistrements de définition comme les noms de catégorie. Le nom d’une catégorie est un champ dans une seule langue, défini par l’entreprise.
• Non traduit : les notes très courtes (un seul mot, ou moins d’environ huit lettres) et celles qui ne contiennent qu’un code ou une abréviation, comme un champ où l’on lit seulement PEL-204 ou HYD. Elles s’affichent telles qu’écrites.
• Non traduit : les notes écrites en kirghize et tout champ de plus de cinq mille caractères.
• Si la traduction ne peut être produite, par exemple parce que le service est inaccessible ou que la limite mensuelle est atteinte, le lecteur voit le texte d’origine.
• Les libellés de priorité et d’état arrivent dans la langue de l’interface et n’ont pas besoin de traduction.
• Dans l’application mobile, la traduction apparaît dans le détail d’une panne ; il n’y en a pas pour l’instant dans le détail d’un ordre de travail de maintenance.
• Les rapports Excel et PDF impriment le texte d’origine ; aucune traduction ne figure dans un document officiel.

Quota et réglage : ce que fait l’administrateur

La traduction automatique du contenu n’est pas une fonction qui vient d’elle-même avec chaque offre : elle s’active dans les paramètres de la société, elle est désactivée par défaut, et sa disponibilité dépend de l’offre proposée ; vérifiez auprès de l’équipe commerciale si elle figure dans la vôtre. Dans la carte « Traduction automatique du contenu » de la page Paramètres, l’administrateur la met sur « Activé » et fixe la limite mensuelle de caractères. La limite par défaut est de 20 000 caractères ; la carte indique « Ce mois-ci : utilisé / limite caractères ». La limite se choisit entre 1 000 et 2 000 000.

Exemple de calcul : une note de panne de 300 caractères consomme environ 600 caractères s’il y a deux langues cibles en plus de celle du texte dans le projet ; avec cette hypothèse, 20 000 caractères suffisent pour environ 33 déclarations de panne. La consommation se multiplie avec le nombre de langues cibles ; garder les notes courtes et connaître le nombre de langues du projet protège le quota. Les notes courtes et les notes de code qui ne sont pas traduites ne consomment pas de quota. Quand la limite est atteinte, les nouvelles notes ne sont plus traduites et s’affichent avec le texte d’origine.

Cohérence des termes : de bonnes habitudes plutôt qu’un glossaire

Cette fonction ne tient pas de glossaire de termes propre à l’entreprise. C’est l’habitude d’écriture qui assure la cohérence des termes. Une phrase écrite sur le terrain avec une expression locale peut être mal traduite.

Trois règles aident : une seule tâche par phrase, le nom de la pièce et le code de l’engin côte à côte, et un verbe clair plutôt qu’une expression locale. Exemple : « l’engin ne marche pas » peut être compris à la traduction comme « ne se déplace pas » ou « ne fonctionne pas » ; « l’engin ne se déplace pas, le moteur tourne » n’a qu’un sens. Distribuer à l’équipe, dans une liste commune, les dix termes qu’elle emploie le plus améliore la qualité des enregistrements, indépendamment de la traduction.

Contrôle de mise en place pour l’administrateur

Avant d’activer la fonction, faites six courts contrôles. Chacun écarte à l’avance une fausse attente.

• Les langues d’interface des utilisateurs du projet ont-elles été choisies une à une dans leur profil ? Une langue non choisie ne devient pas une cible.
• Y a-t-il des locuteurs du kirghize dans l’équipe ? Leurs notes ne sont pas traduites et aucune note n’est traduite pour eux ; il faut une habitude de notes courtes dans une langue commune.
• La limite mensuelle de caractères a-t-elle été multipliée par le nombre de langues du projet et fixée à un chiffre raisonnable ?
• A-t-on ouvert un enregistrement d’essai pour tester la traduction et le bouton « Afficher l’original » dans deux langues différentes ?
• Les noms de catégorie et les listes de définitions sont-ils écrits dans la langue commune de l’équipe ? Ils ne sont pas traduits.
• A-t-on dit à l’équipe que les documents officiels, c’est-à-dire les rapports Excel et PDF, afficheront le texte d’origine ?

Pour une note de sécurité, regardez l’original

Pour les notes liées à la sécurité, par exemple une panne sur un flexible sous pression, un équipement de levage ou un frein, ne vous contentez pas de la traduction. Le lecteur doit appuyer sur « Afficher l’original », ou en parler avec l’auteur, pour vérifier. Reper Axis facilite la lecture de la traduction ; il ne prend pas la décision et ne remplace pas celui qui a écrit.