Ce este reconcilierea în trei puncte
Reconcilierea în trei puncte compară rând cu rând cantitatea și prețul unitar din comanda de achiziție, recepție și factura furnizorului. Scopul e aprobarea părții din factură care corespunde recepției fizice și condițiilor comenzii.
Reconcilierea în două puncte compară doar factura cu comanda; fără recepție, se poate factura marfă care nu e în stoc. În depozitul de șantier, factura nu se aprobă înainte ca recepția să fie salvată.
Înregistrarea facturii și precompletarea
Factura furnizorului se deschide ca ciornă; numărul ei trebuie să fie unic. Asistentul urmează pașii: selectarea furnizorului, recepțiile nefacturate, precompletarea rândurilor.
La precompletarea din recepție, cantitatea facturabilă e cea recepționată minus cea facturată anterior. Rândurile de recepție nelegate de un rând de comandă se tratează separat la reconciliere.
Toleranța de cantitate și de preț
Reconcilierea folosește toleranțele procentuale din setări. Abaterea poate fi de cantitate, de preț sau de ambele; în limita toleranței, starea e OK. Starea de potrivire se vede în detaliul facturii.
La depășirea toleranței starea devine abatere, iar cu aprobarea obligatorie, nota de aprobare e obligatorie. O aprobare fără notă face ca API-ul să returneze eroarea 400.
Aprobarea și cantitatea facturată
După aprobare, cantitățile facturate cresc, prin distribuire FIFO, câmpurile de cantitate facturată din rândul comenzii și al recepției; starea de facturare a comenzii devine parțială sau totală.
Factura potrivită se închide fără abatere; înregistrările respinse sau anulate rămân în jurnalul de audit. PDF-ul facturii se poate atașa la înregistrare.
Factura de utilizare din consignație
În stocul în consignație, materialul aparține furnizorului, iar consumul produce o înregistrare de utilizare. Precompletarea facturii de consignație pornește de la aceste utilizări; la reconciliere se numără utilizările legate de factura-sursă.
Factura de consignație poate apărea și fără comandă de achiziție; toleranța de cantitate și regulile de aprobare cu notă se aplică în continuare.
Cursul valutar și monedele multiple
Dacă comanda și factura sunt în monede diferite, reconcilierea evaluează mai întâi abaterea de cantitate și de preț unitar în moneda aceluiași document; diferența de curs se urmărește separat la conversia contabilă.
În rapoartele de șantier se poate alege TRY, USD sau EUR pe proiect; aprobarea facturii trebuie să fie coerentă cu moneda în care se scrie costul stocului.
Raport și audit
Raportul de potrivire a facturilor listează facturile nepotrivite, cu abateri și în așteptarea aprobării. Întrebarea de la audit: pe ce rând de recepție se bazează factura?
Disciplina recepției din modulul de piese de schimb și stoc și modulul de facturi din gestionarea depozitului și a stocurilor lucrează în același lanț; o înregistrare prea timpurie nu duce la aprobarea facturii fără recepție.
Practici pe teren
Luați PDF-ul facturii la reconciliere nu în ziua recepției, ci după salvarea ei. La recepție parțială, factura vizează doar cantitatea recepționată.
Dacă furnizorul schimbă prețul unitar fără revizuirea comenzii, se așteaptă o abatere de preț; treceți numărul reviziei pe rândul comenzii.
Roluri și linia facturii
Fără recepție salvată, rândurile nu intră în asistentul de facturi; operatorul respinge introducerea timpurie.
Contabilitatea verifică factura ciornă; aprobarea o dă doar aprobatorul autorizat. Fără notă de abatere, abaterea nu se aprobă.
Achizițiile declanșează revizuirea comenzii când văd o abatere de preț; numărul reviziei se trece pe rândul comenzii.
Factura de consignație poate fi fără comandă de achiziție; sursa, adică înregistrarea de utilizare, e obligatorie.
Note practice suplimentare
Numărul facturii furnizorului e unic; același număr nu se poate încărca a doua oară.
În limita toleranței de cantitate, abaterea dublă e rară; de obicei se analizează separat fie cantitatea, fie prețul.
După aprobare, cantitatea facturată se distribuie FIFO; factura parțială rămâne în acord cu recepția parțială.
Raportul de potrivire a facturilor închide săptămânal rândurile nepotrivite.
Diferența de curs se urmărește la conversia contabilă; reconcilierea se face în moneda documentului.
Factura respinsă nu schimbă stocul sau costul; poate fi redeschisă ca ciornă.
Anexa PDF se leagă de înregistrarea facturii; la audit scurtează căutarea pe hârtie.
Chiar cu starea de facturare totală, un rând nou de recepție o readuce la parțială.
Pregătirea pentru audit
La audit, fiecare rând de factură aprobat se arată alături de rândul de recepție-sursă și de prețul unitar din comandă; nota de aprobare a abaterii se potrivește cu anexa PDF.
La factura de consignație, lista utilizărilor se închide pe intervalul facturii; utilizarea deschisă nu se mută pe factura perioadei următoare.
Procentele de toleranță se revizuiesc anual și trebuie să fie în acord cu pierderea acceptabilă din contractul furnizorului.
Când o factură potrivită se redeschide după respingere, nu se salvează înainte ca vechea distribuire a cantității facturate să fie corectată printr-o înregistrare inversă.
La ședința săptămânală de închidere, pentru raportul de potrivire se numește responsabilul fiecărui rând nepotrivit.
Ciclul de îmbunătățire sustenabilă
La ședința de la sfârșitul lunii se citesc împreună reaprovizionarea, potrivirea facturilor, loturile cu dată de expirare și reconcilierea kiturilor și a consignației; dacă indicatorul unui modul îl strică pe al altuia, cauza se caută împreună. Citirea unitară e posibilă pentru că Mass alimentează datele de depozit, achiziții și cost din același registru de mișcări.
Fiecare tip de eveniment are un responsabil nominal de aprobare: nota de abatere pe factură, eliberarea lotului din carantină, excepția de montaj cu componentă insuficientă, factura pe perioadă de consignație. Rata excepțiilor fără aprobare nominală se raportează lunar; dacă crește, se revizuiește instruirea sau procesul.
Dacă stocul negativ, rândurile de factură nepotrivite și loturile expirate se adună în aceeași săptămână pe același depozit, se revizuiește adresarea rafturilor sau unitatea de măsură; înainte de a bănui software-ul, se verifică disciplina de introducere a datelor.
Pachetul pentru auditul extern: rezumatul inventarelor salvate în ultimul trimestru, distribuția potrivit/abatere a reconcilierii în trei puncte, un exemplu de jurnal FEFO strict, reconcilierea costului de montaj al kiturilor și lista de închidere a cantităților în consignație. Anexele PDF sunt legate de factura furnizorului și de rândul de recepție.
La integrarea noilor angajați se fac patru demonstrații de câte cincisprezece minute (șablonul de import din Reper Mass, filtrul din Propuneri de comandă, asistentul de facturi, tipărirea etichetelor de lot); în loc de certificare, în prima săptămână introducerea datelor se face sub supraveghere.
La închiderea proiectului, echipa nu se desparte până nu se închid comenzile de achiziție ciornă, facturile nepotrivite, loturile în carantină și utilizările deschise din consignație; lista de închidere apare în panoul principal Reper Mass, ca un card de onboarding.
Deciziile operaționale se bazează pe date: propunerea de reaprovizionare, toleranța facturii, alegerea lotului FEFO și montajul kiturilor vin din același registru de mișcări; lista Excel auxiliară nu mai e referință la aceste ședințe.
Tabloul de indicatori nu arată doar cifre: fiecare responsabil scrie pentru luna următoare un angajament de îmbunătățire (de exemplu filtrul „arată rândurile acoperite de comenzi deschise”, anexa PDF obligatorie la factură, actualizarea termenului furnizor-material). Dacă nu e respectat, nu se schimbă ținta, ci se corectează procesul.
Jurnalul de audit, împreună cu acțiunile de import și de factură, răspunde dintr-o singură sursă la întrebarea cine și când.