Jurnal de audit: cine, când și ce a modificat, totul înregistrat

Ce înregistrează jurnalul de audit

Fiecare operațiune importantă efectuată în sistem se scrie în jurnalul de audit cu informația cine, când și ce înregistrare. Tipurile de operațiuni sunt precise: operațiuni de bază cu datele, precum creare, actualizare și ștergere; tranzițiile de stare ale înregistrărilor, de pildă defecțiuni și comenzi de lucru; autentificările și încercările eșuate de autentificare; exporturile în Excel și în PDF, precum și modificările de roluri și de permisiuni. Modificările din pagina Setări, precum modul de aprobare, moneda și orele planificate, intră în același jurnal.

Înregistrările nu pot fi editate sau șterse de utilizator. Se păstrează 180 de zile; înregistrările mai vechi se elimină prin curățare automată.

Ce vede responsabilul

Pagina Jurnal de audit din meniul Acces arată într-un tabel utilizatorul, ora, tipul de înregistrare, operațiunea și adresa IP. Lista se restrânge cu filtre pe utilizator, pe tipul de înregistrare și pe intervalul de date; la un clic pe un rând se deschide compararea valorii vechi cu cea nouă, pe câmpuri. Verificarea regulată a înregistrărilor de autentificare eșuată ajută la observarea timpurie a încercărilor suspecte de acces. Lista filtrată se poate obține ca raport în Excel sau în PDF.

Istoricul unei singure înregistrări

Istoricul unei înregistrări se poate consulta și fără să mergeți în jurnalul de audit. Fila Istoric din pagina de detaliu a unui utilaj, a unei comenzi de lucru sau a unei defecțiuni listează în ordine cronologică doar modificările acelei înregistrări; la un clic pe un rând se văd detaliile câmpurilor. Această filă depinde, de asemenea, de permisiunea Vizualizează jurnalul de audit. Corecțiile de contor, editările de staționare și tranzițiile de stare ale defecțiunilor se citesc aici cu informația cine și când.

Infrastructura de securitate și pentru cine este potrivit

Permisiunea de a vedea jurnalul de audit se acordă independent de celelalte permisiuni; înregistrările pot fi consultate doar de rolurile autorizate. Fiecare client lucrează în propria bază de date izolată, iar datele nu se amestecă cu cele ale altor companii; copiile de siguranță se fac zilnic și se păstrează într-un centru de date din Europa. Comunicarea este criptată prin HTTPS, resetarea parolei se face cu un cod trimis prin e-mail, iar la schimbarea permisiunilor sesiunea se reîmprospătează.

Jurnalul de audit lucrează ca o umbră a celorlalte module: închiderea unei defecțiuni, aprobarea unei comenzi de lucru, mișcarea de stoc, actualizarea unui contract, descărcarea unui raport și editarea unui rol se fac în modulul propriu, iar urma lor se acumulează aici. În loc să întrebați de ce s-a modificat o înregistrare, vă uitați la istoricul ei; nu se mai discută, vorbește înregistrarea. Este potrivit pentru echipele de IT, pentru administratorii de companie și pentru echipele financiare care trebuie să prezinte dovada modificărilor în auditurile interne sau în auditurile clienților.