Evidența utilajului: garanție, contracte, documente și istoricul transferurilor
Nicio garanție și niciun contract nu mai scapă
Datele de proprietate, informațiile de achiziție și perioada de garanție, exprimată în dată sau în ore de funcționare, se păstrează în fișa utilajului. Contractele de închiriere, de service, de asigurare și de prelungire a garanției se înregistrează împreună cu fișierele atașate, iar cele care se apropie de expirare generează avertismente. Transferurile între șantiere și termenele documentelor se adună în aceeași evidență.
Acces la documente prin cod QR
La un control pe teren se scanează codul QR al utilajului și se afișează certificatul de înmatriculare, asigurarea, inspecția tehnică și certificatele. Nu mai este nevoie să vă întoarceți la birou pentru a găsi un document.
Teren cu cod QRVerificare automată a garanției
Înregistrările deschise pentru un utilaj aflat în garanție sunt marcate cu o insignă; pornind de la acest semn urmăriți cererea de garanție către producător.
Gestionarea defecțiunilorAvertisment la expirarea contractului
Cu 30 de zile înainte de încheierea contractelor de închiriere, de service, de asigurare și de prelungire a garanției se trimite o notificare. Utilajul închiriat nu mai rămâne nefolosit.
NotificăriÎnregistrarea transferurilor între șantiere
Se înscriu locația de plecare și cea de destinație, costul transportului și durata. Durata transferului se reflectă în calculul disponibilității ca timp de staționare.
Alocarea și transportul utilajelorPoziție și limita șantierului
Locațiilor li se atribuie coordonate și rază. Când poziția din telemetrie iese din șantierul înregistrat, se generează o alertă de nepotrivire a locației.
Istoric care nu se pierde la predare
Transferurile, atribuirile de operatori și modificările de înregistrare se păstrează cu informația cine și când. Când se schimbă responsabilul, istoricul utilajului rămâne la locul lui.
Cum funcționează
- 1
Completați identitatea
Introduceți în fișa utilajului datele de proprietate, de achiziție și de garanție.
- 2
Încărcați documentele
Contractele și documentele se înregistrează împreună cu datele de expirare.
- 3
Termenele sunt urmărite
Garanțiile, contractele și documentele care se apropie de expirare generează avertismente.
- 4
Mișcările sunt înscrise
Transferurile și atribuirile se scriu în evidență, iar istoricul rămâne neîntrerupt.
Ce este evidența utilajului și cine ce introduce
Evidența utilajului este secțiunea din fișa utilajului în care se adună informațiile despre proprietate, achiziție, garanție, contracte, documente și mișcări. În secțiunea Achiziție și garanție a formularului de utilaj, responsabilul de parc alege tipul de proprietate (proprietate proprie, închiriat sau leasing) și introduce data achiziției, valoarea și furnizorul. Sfârșitul garanției se poate defini atât ca dată, cât și ca ore de funcționare; garanția expiră în momentul în care se atinge prima limită.
În fila Contracte se înregistrează contractele de închiriere, de service, de asigurare, de prelungire a garanției și de alte tipuri, cu data de început și de sfârșit, suma, unitatea și datele firmei; fișierul contractului se atașează în format PDF sau ca imagine. Documente precum certificatul de înmatriculare, asigurarea, inspecția tehnică și certificatele se încarcă din fila Documente, împreună cu data expirării.
Controlul documentelor și al garanției pe teren, prin cod QR
La un control pe teren, după scanarea codului QR al utilajului, ecranul care se deschide are scurtătura Vizualizează documentele; nu mai este nevoie să vă întoarceți la birou pentru a căuta certificatul de înmatriculare sau polița de asigurare. La deschiderea formularului de defecțiune se verifică dacă utilajul se încadrează în data sau în orele de garanție, iar caseta În garanție se bifează automat. Defecțiunile aflate în garanție se pot filtra în listă și urmări împreună cu furnizorul.
Avertismentele și istoricul pe care le vede responsabilul
În tabloul de bord, cardul Contracte și garanții care expiră listează înregistrările care se încheie în următoarele 30 de zile; aceeași informație ajunge și ca notificare. Când un contract este reînnoit, înregistrarea veche nu se șterge, ci rămâne ca istoric, iar insigna se actualizează în funcție de noul contract. Transferurile între șantiere se înregistrează cu butonul Transfer, împreună cu locația de destinație, data, costul transportului și o notă; în fila Evidență, istoricul transferurilor apare în ordine cronologică.
Când locațiilor li se definesc coordonate și rază, pentru utilajele a căror poziție din telemetrie iese din șantierul înregistrat se generează un card și o notificare de nepotrivire a locației. Atribuirile de operatori și modificările de înregistrare se păstrează cu informația cine și când; chiar dacă se schimbă responsabilul, istoricul rămâne la locul lui.
Legătura cu celelalte module și pentru cine este potrivit
Suma din contractul de închiriere se reflectă automat în coloana de închiriere a raportului de costuri, iar cheltuiala de transport a transferului în coloana de transfer; durata transferului intră în calculul disponibilității ca timp de staționare. Leasingul se păstrează doar cu titlu informativ și nu se înscrie în costuri. Este potrivit pentru firmele care au multe utilaje închiriate sau în leasing, își țin calendarul contractelor într-un tabel și sunt întrebate de documente pe teren. Financiarul, responsabilul de parc și șeful de șantier se uită în aceeași evidență; nimeni nu mai cere documente de la altcineva.
Întrebări frecvente
Se poate urmări garanția după orele de funcționare
Da, garanția se poate defini atât ca dată, cât și ca ore de funcționare. Starea garanției se stabilește după limita care se atinge prima.
Unde se înscrie costul transferului
Cheltuiala de transport se înscrie în fișa de costuri a utilajului, ca poziție de transfer. Durata transferului se reflectă separat, ca staționare, în raportul de disponibilitate.