Gestion d’un parc d’engins multi-chantiers : à qui est l’engin, où est-il, sur quel compte ?

Quatre informations distinctes sur la fiche de l’engin

Sur la fiche et dans la liste de l’engin, quatre informations sont tenues indépendamment. Ainsi, les cas où le propriétaire ne change pas mais l’exploitant oui, ou où l’exploitant ne change pas mais le projet oui, ne se mélangent pas dans un seul enregistrement.

• Projet et emplacement : où se trouve l’engin en ce moment. On peut sélectionner plusieurs engins et les placer ensemble sur un nouvel emplacement avec « Affecter un emplacement ».
• Société propriétaire : la société qui possède l’engin ou à laquelle il est lié par contrat.
• Société exploitante : la société qui exploite réellement l’engin. La société choisie doit figurer sur le projet de l’engin comme société hôte, participante ou sous-traitante.
• Historique des sociétés : quelle société a exploité l’engin sur quelle période et d’où vient le changement, visible dans la carte du détail de l’engin.

Dans quel ordre mettre la structure en place

L’ordre ci-dessous est le plus court pour construire une structure multi-sociétés cohérente. Sauter une étape oblige à corriger après coup.

• Définissez les sociétés avec leur relation de société mère ; les types sont Holding, Société, Coentreprise et Sous-traitant.
• Rattachez chaque projet à une société hôte.
• Dans l’écran des projets, ajoutez dans « Sociétés participantes » les autres sociétés qui travailleront sur le projet et choisissez pour chacune le rôle Participante ou Sous-traitant.
• Dans le formulaire de l’engin, remplissez séparément « Société propriétaire » et « Société exploitante » ; pour un enregistrement en masse, utilisez la colonne « Société propriétaire » de l’import Excel.
• Si vous avez besoin d’une structure supérieure, comme une direction régionale ou une branche d’activité, créez-la avec les groupes de projets.

Quand l’engin change de chantier, où le coût est-il imputé

Le coût est imputé au projet où se trouvait l’engin à cette date, pas à celui où il se trouve en fin de mois. Exemple : dans un mois de 30 jours, la pelle A commence sur le chantier A et est transférée au chantier B le 12e jour. Les enregistrements des jours 1 à 11 vont à A, ceux des jours 12 à 30 à B : 11 jours pour A, 19 pour B. Le carburant va au projet de la date de ravitaillement, le coût d’une panne ou d’un ordre de travail au projet de sa date de clôture, la ligne de main-d’œuvre interne au projet du jour travaillé. Le coût d’une panne ouverte sur A et clôturée sur B apparaît donc sur B.

La location suit la même règle de date, mais se répartit par jours calendaires. Dans le même exemple, avec un loyer mensuel de 4 500 €, le module Coûts impute à A la part de 11 jours (1 650 €) et à B la part de 19 jours, jour de transfert compris (2 850 €). L’écran « Rapports de pointage et de coûts » du module Pointage et décompte répartit en revanche la location selon le poids des jours travaillés dans le pointage validé ; si l’engin est resté quelques jours inactif sur le chantier B, la part de projet des deux écrans ne coïncide pas exactement. Indiquez dans le rapport quel calcul a été utilisé.

Le changement de société connaît deux limites : on ne peut pas faire de changement rétroactif à une date antérieure au début de l’affectation ouverte, et le système refuse le changement si le jour de pointage concerné est verrouillé. Un jour de pointage validé est imputé à la société qui exploitait l’engin à cette date. Pour le transfert lui-même, voir le guide du transfert d’engins entre chantiers.

Le montant d’une location interne entre sociétés est hors du périmètre de ces enregistrements ; si la société propriétaire facture l’engin à la société exploitante, ce calcul est tenu côté comptabilité ou ERP.

Engin du sous-traitant : visible, sans confusion de propriété

Quand l’engin d’un sous-traitant travaille sur le projet, deux choses sont clarifiées dans l’enregistrement : le propriétaire est la société sous-traitante, et son rôle sur le projet est défini comme Sous-traitant. L’engin apparaît dans la même liste que ceux de la société principale, mais se distingue par les colonnes « Société propriétaire » et « Société exploitante ». Si l’on filtre sur la société exploitante, il ne reste que les engins du sous-traitant.

Exemple : sur un chantier de 14 engins, 3 appartiennent à un sous-traitant. À la réunion hebdomadaire sur les pannes, la liste des 14 engins se lit sur un seul écran ; les pannes et les retards de maintenance des engins du sous-traitant peuvent être filtrés à part et partagés avec lui. Le périmètre accordé aux propres utilisateurs du sous-traitant se définit séparément, et ils ne voient que les enregistrements de ce périmètre.

Changement de chantier en milieu de mois : l’ordre de contrôle

Quand un engin change de chantier en milieu de mois, quatre enregistrements doivent tomber le même jour. Si l’un reste en arrière, le coût ou le pointage se retrouve sur le mauvais projet.

• Sur le détail de l’engin, ouvrez la fenêtre de transfert et choisissez le nouveau projet, l’emplacement et, si nécessaire, la société exploitante ; si l’engin est déplacé par un transfert d’affectation, l’enregistrement du déchargement met aussi à jour la société exploitante.
• Saisissez la valeur du compteur le jour du transport ; l’écart avec la valeur du premier jour sur le nouveau chantier doit pouvoir s’expliquer.
• Ne choisissez pas de date dans un mois verrouillé : si le changement rétroactif tombe sur un jour de pointage verrouillé, le système le refuse.
• Le programme de maintenance suit l’engin ; vérifiez que le chef d’équipe du nouveau chantier voit bien l’engin dans le tableau de maintenance.

Répartition des rôles entre le siège et les chantiers

Les rôles standard sont définis avec leur périmètre. Le résumé ci-dessous repose sur les modèles par défaut ; ils peuvent être adaptés personne par personne.

• Administrateur de société : gère tous les projets de la société et les données qui en dépendent ; ne peut pas créer de société.
• Directeur régional : gère l’exploitation des projets du groupe de projets et voit les coûts ; ne fait que consulter les pannes.
• Responsable de projet : dispose des droits d’un seul projet ; ne valide ni les pannes ni les ordres de travail de maintenance.
• Chef de chantier : exploitation sur le terrain, validation du pointage, transferts et accidents ; pas de gestion des utilisateurs ni des définitions.
• Chef du parc d’engins, chef d’atelier et chef d’équipe : la validation des pannes et des ordres de travail de maintenance s’arrête à cette ligne.

Voir et écrire ne sont pas le même droit

Le périmètre de société permet de voir les sociétés filles, tandis que le droit d’écriture reste lié au projet. Un utilisateur d’une société fille qui n’a pas le périmètre du projet ne fait que voir l’engin sur un projet de la société principale. Cette distinction rend visibles les engins des sous-traitants tout en empêchant que d’autres modifient leurs enregistrements.

Dans l’onglet « Droits » de la fiche d’une personne, la section « Où travaille-t-elle » définit les lieux un par un, avec des droits distincts pour chacun ; un droit accordé à un endroit ne passe pas à un autre. Exemple : un chef d’équipe peut gérer les déclarations de panne sur le chantier A et n’être que lecteur sur le chantier B. L’aperçu des droits montre, pour un projet choisi, les actions que la personne peut faire dans ce contexte.

Le regard hebdomadaire du siège

Le siège veut comparer les chantiers avec la même mesure. La « Comparaison des projets » de la page Rapports compare les projets selon les heures de fonctionnement, la disponibilité, les pannes, la maintenance, le carburant et les coûts. Le rapport Disponibilité et arrêts montre l’arrêt engin par engin. Dans les rapports issus des modules Pointage des engins et Coûts, un filtre et une colonne de société permettent de lire selon la société exploitante.

Allez à la réunion avec trois questions : sur quel chantier l’arrêt est-il élevé par rapport au nombre d’engins, les engins de quelle société accumulent-ils un retard de maintenance depuis deux mois, et le coût des engins qui ont changé de chantier dans le mois a-t-il été réparti selon les dates. Reper Axis produit ces trois réponses à partir de la même chaîne d’enregistrements.