Cereri și achiziții: de la compararea ofertelor până la factură
De la nevoia unui utilaj sau a unei comenzi de lucru la o achiziție aprobată
Cererea deschisă dintr-o comandă de lucru sau dintr-o nevoie a unui utilaj se transformă în cerere de ofertă; furnizorii primesc un e-mail cu PDF atașat, ofertele se adună și pot fi revizuite. Formularul de comparație arată liniile una lângă alta; pentru fiecare linie se poate alege un alt furnizor. Autoritatea de aprobare pe valoare se definește pe persoană, tip de document, monedă și domeniul de acces al companiei sau al proiectului; lanțul de aprobare merge în trepte, direct sau mixt. Documentele de comandă și de recepție se obțin în PDF; factura se reconciliază cu comanda și cu recepția, iar diferența care depășește toleranța de preț ajunge la o aprobare separată. La clientul care nu folosește ERP, procesul se încheie în Reper Axis; la clientul care folosește ERP, aceiași pași se leagă de sistemul extern prin integrare.
Cerere de ofertă și colectare
Se deschide o cerere de ofertă cu număr de ordine; furnizorii primesc un e-mail cu PDF atașat. Ofertele primite se adună într-un singur loc, cu revizuiri.
Decizie pe linii
Formularul de comparație arată în PDF liniile una lângă alta. Liniile diferite ale aceleiași cereri pot fi atribuite unor furnizori diferiți.
Autoritate pe valoare și aprobare
Autoritatea pe persoană se definește pe tip de document, limită de valoare, monedă și domeniul companiei, al proiectului sau al centrului de cost. Delegarea este definită; delegatul nu preia dreptul celui mai înalt nivel de autoritate de a-și aproba propria cerere.
Organizație și permisiuniAprobările de achiziții sunt separate
Se folosesc o listă, o insignă și un ecran mobil separate de aprobările pentru defecțiuni și mentenanță. Aprobarea întârziată poate fi urcată la nivelul superior.
NotificăriComandă, recepție, factură
Comanda se obține în PDF; recepția se poate face parțial. La reconcilierea facturii, diferența de preț care depășește toleranța cere o aprobare suplimentară; istoricul documentului se urmărește pe cronologie.
Gestionarea costurilorRaport și mai multe monede
Rapoartele de achiziții se exportă în Excel. Cursurile valutare și monedele diferite se gestionează în același proces.
Cum funcționează
- 1
Definiți nevoia
Din sursa utilajului sau a comenzii de lucru se deschid liniile cererii; cererea de ofertă se transmite furnizorilor.
- 2
Comparați ofertele
Ofertele primite se revizuiesc; se dau formularul de comparație și decizia de aprobare pe linii.
- 3
Închideți comanda
Se finalizează comanda aprobată, recepția și reconcilierea facturii; raportul se obține în Excel.
De la ofertă la comandă
Liniile cererii se leagă de nevoia unei comenzi de lucru sau a unui utilaj. Cererea de ofertă primește un număr de ordine; furnizorii primesc un e-mail cu PDF atașat. Ofertele pot fi revizuite; formularul de comparație se prezintă pe linii, una lângă alta, iar decizia se ia linie cu linie.
Aprobare și delegare
Autoritatea pe valoare se definește pe persoană, tip de document, limită de valoare, monedă și domeniu de acces. Lanțul poate fi în trepte, direct sau mixt. Solicitantul își poate aproba propria cerere doar dacă este cel mai înalt nivel de autoritate; delegatul nu preia această excepție. Pașii întârziați pot fi urcați la nivelul superior.
Recepție și factură
Documentul de comandă se obține în PDF; recepția se poate introduce parțial. Factura se reconciliază cu liniile comenzii și ale recepției; diferența care depășește toleranța de preț stabilită ajunge într-un proces de aprobare separat. Toți pașii apar pe cronologia documentului.
Nevoia de piese este legată de modulele piese de schimb și comenzi de lucru.
Pentru cine este potrivit
Este potrivit echipelor de achiziții care vor să înregistreze nevoile șantierului și ale atelierului într-o evidență, în loc de Excel și e-mail, precum și directorilor financiari și de proiect care vor să gestioneze autoritatea pe valoare la nivel de persoană.
Întrebări frecvente
Se încheie procesul fără ERP
Da. Oferta, aprobarea, comanda, recepția și reconcilierea facturii se desfășoară în Reper Axis. La clientul care folosește ERP, aceiași pași se leagă de sistemul extern prin integrare; Reper Axis funcționează complet și fără conexiune ERP.
Este același ecran cu aprobările pentru defecțiuni
Nu. Aprobările de achiziții apar într-un meniu, un card și o listă mobilă separate; sunt independente de procesul de aprobare a defecțiunilor și a mentenanței.